Wyzwania w prowadzeniu masowych rekrutacji językowych

Dynamiczny rynek pracy, zmiany w strukturach firm, ograniczenie kosztów oraz dążenie do centralizacji procesów powodują, że coraz częściej działy personalne jak i agencje rekrutacyjne stoją przed wyzwaniem prowadzenia rekrutacji masowych. Najczęściej takimi rekrutacjami nazywamy wieloetapowy proces poszukiwań odpowiednich Kandydatów na dużą skalę, na wiele takich samych lub podobnych stanowisk w krótkim czasie. Z każdym rokiem rośnie liczba prowadzonych w ten sposób rekrutacji na stanowiska wymagające znajomości różnych języków obcych dla sektora SSC/BPO. Warto zastanowić się nad najczęstszymi wyzwaniami w trakcie ich prowadzenia. 

 

Wyczerpanie źródeł pozyskiwania Kandydatów

Jeżeli ten sam projekt rekrutacyjny jest prowadzony przez kilka miesięcy, a nawet lat po czasie możemy mieć problem ze znalezieniem kolejnych skutecznych źródeł pozyskiwania Kandydatów. 

Warto więc obserwować i analizować zmiany, jakie zachodzą w procesie rekrutacji na przestrzeni kilku lat. Obecnie coraz częściej w rekrutacji wykorzystywany jest Facebook. Za kilka lat podobną popularnością pewnie będzie się cieszyć rekrutacja przez Instagram, aplikacje mobilne czy inteligentne bazy danych. Jeśli więc jesteśmy przekonani, że prowadzone przez nas rekrutacje na pewno będą kontynuowane w przyszłości warto przyjrzeć się już teraz niekonwencjonalnym (jeszcze!) metodom rekrutacji. Coraz ważniejszą kwestią w przypadku rekrutacji językowych staje się również potrzeba ustandaryzowania w firmach procesu zatrudniania obcokrajowców.

Drugą kwestią jest docenienie wartości zaangażowania zespołu. Dzięki zachęceniu pracowników do burzy mózgów, wymyślania nowych sposobów dotarcia do Kandydatów uda nam się uzyskać informacje o źródłach, których (przez utarte schematy działania) nie bralibyśmy pod uwagę.

 

Niewystarczający poziom języków obcych

Jedną z częstszych przyczyn odrzucenia Kandydatury jest niewystarczający poziom języków. Warto zastanowić się tu nad dwiema kwestiami. Po pierwsze czy wymagany poziom języków jest rzeczywiście konieczny do wykonywania obowiązków. Jest to o tyle ważna kwestia, że część Kandydatów aktywnie poszukuje pracy z tego względu, iż w obecnym miejscu nie wykorzystuje języka na satysfakcjonującym ich poziomie.

Drugą kwestią jest przyjrzenie się etapowi weryfikacji języka obcego. Zwróćmy uwagę, że na wynik może mieć wpływ rodzaj testu czy system oceny, który stosuje lektor. Warto więc, aby te kwestie były ustandaryzowane i dawały nam obraz jakiego potrzebujemy.

 

Czas

Nie chodzi jedynie o czas reakcji na aplikację, ale także o całościowy czas rekrutacji od rozmowy wstępnej aż do złożenia oferty. Zwykło się mówić Timing is everything, a procesy rekrutacyjne również ta zasada obowiązuje. Bardzo często zdarza się, że jeśli już zdecydujemy się na kandydata i jesteśmy gotowi złożyć mu ofertę okazuje się, że konkurencja dawno nas ubiegła, a nasz idealny kandydat już podpisał list intencyjny. Jak ustrzec się przez takimi sytuacjami? Ważną rolę spełnia klarownie zbudowany proces rekrutacji, w którym jasno określone są role poszczególnych członków organizacji oraz czas przeznaczony na podjęcie działań. Zmniejsza to ryzyko przeciągania procesu oraz pomaga zaplanować rekrutację w czasie. Drugim rozwiązaniem jest budowanie relacji. Kandydat, którego łączą dobre oraz pełne wzajemnego szacunku relacje z rekruterem, często jest skłonny poczekać na ofertę bądź zastanowić się nad nią nawet jeśli sytuacja wydaje się zamknięta. Podsumowując, w procesach rekrutacji najważniejszy jest nie tylko „timing”, ale także szacunek dla czasu kandydata.

 

Konkurencja

Jak przekonać kogoś do tego, żeby to właśnie z nami kontynuował rozmowy, kiedy to właściwie do kandydata dzwoni kilka osób z taką samą bądź podobną ofertą?

Już w trakcie pierwszego telefonu do Kandydata budujmy swoją markę, jak i markę pracodawcy oraz profesjonalną i przyjazną relację z Kandydatem.

Skoro nie wyróżnia nas oferta, to wyróżniajmy się my - to jak poprowadzimy rozmowę, jak dotrzemy do kandydata, gwarantuje nam że kontakt nie urwie się szybko. Dbajmy o każdy szczegół, to jak zainteresujemy kandydata daną ofertą, jak przestawimy mu proces i specyfikę pracy o jakiej mówimy - to wszystko ma znaczenie. Nasza wiedza i kompetencja wpływa na to, że druga strona nam zaufa i tym chętniej pozwoli na prowadzenie procesu rekrutacyjnego teraz jak i w przyszłości.

 

Opinie na portalach

Kolejnym wyzwaniem w rekrutacji masowej są opinie krążące na temat danej firmy - są one ogólnodostępne na licznych portalach - każdy z potencjalnych kandydatów ma do nich dostęp a nie od dziś wiadomo, że ludzie sugerują się opinią osób, które mają za sobą pewne doświadczenia.

Często opinia dotycząca jednego teamu czy projektu rzutuje na całą firmę, również opinia dotycząca jednego pracownika może wpływać na cały obraz firmy.

Masowe rekrutacje mają to do siebie, że ilu ludzi, tyle opinii - a wciąż trzeba trafić do nich wszystkich i być konkurencyjnym w stosunku do innych pracodawców.

Zdarza się, że opinie niezadowolonych pracowników są wynikiem błędów na etapie rekrutacji, tzn. niejasnego poinformowania o obowiązkach, niedopasowania stanowiska do kompetencji Kandydata czy braku przedstawienia wyzwań pojawiających się w ramach roli.

Dobrym rozwiązaniem i zdrowym nawykiem byłoby reagowanie na bieżąco na pojawiające się opinie kandydatów, byłych pracowników - czy to pozytywne, czy negatywne - aby nie pozostawiać żadnej wzmianki bez reakcji. Dla potencjalnego kandydata będzie to znak, że firma dba o swój wizerunek i atmosferę w niej panującą. Nie pozostawia żadnej informacji bez reakcji i stara się pokazać, że dobre imię firmy buduje się przede wszystkim poprzez współpracę, wzajemny szacunek i niepozostawianie sytuacji problematycznych bez odzewu i rozwiązania.

 

Współpraca z agencjami rekrutacyjnymi

Przy dużych projektach masowych, często firmy angażują agencję lub kilka agencji w prowadzone procesy rekrutacyjne. Oprócz faktycznego know how danej agencji oraz narzędzi z których korzysta dużą rolę odgrywa motywacja. Coraz częściej można zauważyć w pełni partnerskie podejście, które pomaga zrealizować wspólne cele. Pojawiają się więc zaproszenia do firmy w celu pokazania miejsca pracy, charakteru wykonywanych obowiązków na stanowiskach, na które rekrutuje agencja. Dodatkowo część firm tworzy broszurę dla agencji z pełnymi informacjami dot. procesu i stanowisk oraz organizuje konkursy. Dzięki zaangażowaniu dwóch stron rekruterzy w bardziej efektywny sposób są w stanie „sprzedać” ofertę Kandydatowi, realizując cele Klienta.

Językowe projekty masowe będą na pewno zyskiwać na popularności. Szybko zmieniający się rynek pracy powoduje, że musimy na bieżąco reagować na zmiany w kontekście potrzeb Kandydatów jak i prowadzonych procesów rekrutacji. Chociaż większość naszych działań będzie skoncentrowana na standaryzacji, automatyzacji i ograniczeniu czasu na proces należy pamiętać, że samych kandydatów warto traktować indywidualnie.

 

AUTORZY:

Agnieszka Kurzeja - Specjalista ds. Rekrutacji (SSC/BPO/ITO, Arche Consulting)

Magdalena Massalska - Specjalista ds. Rekrutacji (SSC/BPO/ITO, Arche Consulting)

Justyna Zielińska - Business Unit Manager (SSC/BPO/ITO, Arche Consulting)