Poznaj podstawowe narzędzia w HR

W czasach, gdy internet raczkował, a działy HR spoczywały na papierowych kartotekach i długopisach, programy komputerowe usprawniające pracę biurową zyskiwały coraz większą popularność. Pandemia, która wymusiła na wielu firmach przejście na model pracy zdalnej, tylko przyspieszyła ten trend. Dziś trudno wyobrazić sobie pracę biurową bez oprogramowania, z którego korzystamy na co dzień. Niniejszy tekst ma na celu przybliżenie funkcjonowania narzędzi, które są nieodłącznym elementem naszej codziennej pracy.

 

Teams

Właściwie Microsoft Teams, to usługa umożliwiająca zdalną współpracę zespołową w jednym miejscu. Z jego pomocą jesteśmy w stanie komunikować się z innymi współpracownikami, rozmawiając z nimi poprzez rozmowy audio oraz wideo czy też w formie prywatnej rozmowy na czacie. Bez problemu możemy udostępnić swój aktualny ekran oraz pliki, którymi chcielibyśmy się podzielić. Żadna wideokonferencja nie obędzie się bez tej usługi. 

SharePoint

Jest to platforma do zarządzania treścią w formie aplikacji webowej. Bez przeszkód możemy przechowywać oraz udostępniać na niej pliki, foldery, czy nawet pracować na tym samym dokumencie z innymi współpracownikami w czasie rzeczywistym. Dzięki niej możemy stworzyć prywatny intranet dla naszej firmy.

Outlook

Kiedy całe spotkanie mogło być zwyczajną wiadomością e-mail, znamy to, prawda? Outlook jest sprytnym narzędziem umożliwiający komunikację via e-mail, posiada również wbudowany kalendarz, który wspomoże nas w zapamiętaniu terminów spotkań.

Office 365

Znany również pod nazwą Microsoft 365 to zbiór aplikacji oraz usług. Można w niej znaleźć ww. narzędzia, tj. Teams, SharePoint czy Outlook, ale również podstawowe narzędzia jak Word, umożliwiające nam tworzenia tekstów, Excel do pracy z arkuszami kalkulacyjnymi oraz PowerPoint do tworzenia multimedialnych prezentacji.

Adobe Acrobat

To specjalne narzędzie przeznaczone do dokumentów w formacie PDF. Jest to uniwersalny format szczególnie popularny w internecie, który zachowuje swoją formę bez względu na system operacyjny lub też urządzenie. Będą to najczęściej faktury, manuale, życiorysy zawodowe itp. Adobe Acrobat umożliwia ich odczytywanie, edycję czy również szyfrowanie ważnych dokumentów (rozliczenia, dane poufne itp.), które nie powinny trafić  w niepożądane ręce.

Trello

Kolejne przydatne narzędzie wykorzystujące tablice kanban. Ma ona na celu ułatwienie pracy poprzez wizualizację zadań, które można w danym momencie wrzucić w kolumnę „Do zrobienia”, „W toku” oraz „Zrobione”. Małe karteczki poprzyklejane do monitora przypominające nam o zadaniach to już relikt przeszłości. Z tej tablicy możemy korzystać sami lub ze współpracownikami.

Canva

Nie każdy dysponuje umiejętnościami graficznymi, toteż nie jest zaznajomiony z obsługą programów graficznych. Z pomocą przyjdzie nam sprytne narzędzie Canva, które już w wersji darmowej sprawdzi się w wygenerowaniu CV, stworzeniu wizytówki lub infografiki. Wielkim plusem jest bardzo intuicyjny interfejs, w którym odnajdziemy się bez większego problemu.

LinkedIn

To serwis społecznościowy umożliwiający budowanie relacji biznesowych. Jako narzędzie HR, jest ono nadrzędne, ponieważ umożliwia rekruterom samodzielne wyszukiwanie kandydatów na podstawie ich umiejętności oraz bezpośredni kontakt. Umożliwia również wyszukiwanie ofert pracy oraz publikowanie treści.

Sztuczna inteligencja

Czy tego chcemy, czy też nie - ta zagościła wśród nas już na stałe. Narzędzia sztucznej inteligencji (m.in. ChatGPT lub też Gemini od Google’a) są bardzo pomocne, gdy potrzebujemy wygenerować tekst, ogłoszenie, lub też potrzebujemy odpowiedzi na nurtujące nas pytanie. Nie jest ono idealne i algorytmy potrafią wprowadzić nas również w błąd (należy zawsze zweryfikować odpowiedź), dlatego w kontekście narzędzia powinno się je traktować jako narzędzie, które jest pomocne, lecz nie zastępuje w pełni człowieka z krwi i kości.

 

Należy również wziąć pod uwagę, że istnieją darmowe odpowiedniki pakietu Office 365. Przykładowo OpenOffice może być dobrym rozwiązaniem, jeśli pakiet Office 365 przekracza nasz budżet. Warto jednak podkreślić, że Office 365 oferuje szereg funkcji, które ze sobą ściśle współpracują, tworząc system efektywnie wspierający codzienną pracę. Taki system oszczędza czas, ułatwia komunikację i dostęp do informacji. 

 

Zdecydowanie polecamy śledzenie trendów w swojej branży. Nowe oprogramowanie może nieść ze sobą szereg nowych możliwości, które usprawnią wykonywanie zadań, zwiększą przychody, ułatwią nawiązywanie kontaktów i pomogą lepiej zrozumieć branżę.

Podobne artykuły:

• Onboarding - jak przeprowadzić go efektywnie? 2023-12-05
• Jak dbać o rozwój pracowników? 2023-11-02
• Employee advocacy a employer branding, czyli zaangażowani pracownicy jako podstawa wizerunkowego sukcesu 2023-09-20
• Narzędzia rekrutera - metoda Design Thinking 2023-05-10
• Wynajmij rekrutera! Usługi RPO dla firm 2023-04-25
• Rekrutacja okiem rekrutera 2023-01-27
• Czego NIE mówić osobie poszukującej nowej pracy? 2022-11-09
• Różnorodność pokoleniowa na rynku pracy 2022-10-26
• Kogo zatrudnimy, gdy zabraknie ludzi? 2022-10-05
• Nasza przyszła praca 2022-06-21