Onboarding - jak przeprowadzić go efektywnie?

 

W każdej firmie prędzej czy później pojawia się etap powiększania zespołu, bardziej bądź mniej intensywny. Z jednej strony konieczność zwiększenia liczby pracowników oznacza, że firma się rozwija - co jest oczywiście dobrym znakiem, z drugiej jednak - im większą liczbę osób zatrudniamy, tym szerzej powinniśmy podejść do procesu onboardingu. Przeczytaj artykuł, aby dowiedzieć się, czym jest onboarding i jak przeprowadzić go efektywnie!

 

Krótko o onboardingu

Onboarding to proces przyjmowania i wdrażania nowych pracowników do firmy, a więc i do zespołu. W tym procesie chodzi nie tylko o zatrudnienie pracownika, przedstawienie mu jego nowych obowiązków i zespołu, ale także struktury firmy, panującej w niej zasad, jej wartości, misji i wizji. Wszystko to ma zapewnić pracownikowi możliwie jak najlepszy start i łatwiejsze odnalezienie się w nowych obowiązkach i wśród nowych współpracowników.

 

Kluczowe etapy onboardingu

Jak każdy proces, onboarding również ma kilka etapów, przez które należy przejść, aby efektywnie i skutecznie przeprowadzić proces wdrażania nowego pracownika.

1. Przygotowanie pracownika przed przyjęciem

Proces onboardingu zaczyna się tak naprawdę jeszcze przed pierwszym dniem pracy i obejmuje wypisanie przez pracownika potrzebnych dokumentów, takich jak kwestionariusz osobowy, formularze podatkowe czy umowa, a czasem również dodatkowych, w których zamieszcza odpowiedzi dotyczące jego preferencji i oczekiwań związanych z pracą.

2. Wprowadzenie i szkolenie

Wprowadzenie i szkolenie to etap, który obejmuje pierwszy dzień lub nawet pierwszy tydzień pracy nowego członka zespołu, w zależności od potrzeb. Wprowadzenie obejmuje na przykład zapoznanie pracownika z historią firmy, jej misją, wizją czy wartościami, co pozwoli mu lepiej zrozumieć organizację i to, czym się zajmuje, a szkolenie dotyczy zapoznania z nowymi obowiązkami na danym stanowisku i ewentualnymi narzędziami i systemami używanymi do pracy.

 3. Integracja z nowym zespołem

Niezależnie od tego, czy wdrażamy pracownika do małego czy dużego zespołu, warto jest zadbać o to, aby dobrze go przedstawić. Jeśli jest taka możliwość, warto zorganizować spotkanie integracyjne po pracy, wspólny obiad czy inną aktywność, która będzie odpowiadała pracownikom. Takie spotkania poza pracą pozwalają na zbudowanie więzi i polepszenie komunikacji między członkami zespołu.

 4. Wsparcie i mentoring

W procesie wdrażania nowego pracownika warto pamiętać o przydzieleniu mu osoby, która może służyć wsparciem i odpowiedziami na nurtujące go pytania - może to być na przykład jeden z członków zespołu z najdłuższym stażem.

 5. Śledzenie postępów

Cały proces onboardingu nie kończy się po kilku dniach czy tygodniach. Dobrą praktyką jest obserwowanie postępów nowego pracownika i upewnianie się, że niczego mu nie brakuje i czuje się komfortowo.

 

Jak efektywnie przeprowadzić onboarding?

Chcąc mieć pewność, że przeprowadzone przez nas zatrudnianie i wdrażanie nowego pracownika pójdzie pomyślnie, warto zadbać o kilka kluczowych elementów przed rozpoczęciem całego procesu:

• zaplanuj wdrażanie z wyprzedzeniem - przygotuj niezbędne dokumenty, aby uniknąć niepotrzebnych opóźnień i wrażenia, że w firmie panuje chaos;
• jeśli to możliwe, przygotuj wcześniej dla pracownika jego miejsce pracy i wszelkie niezbędne mu narzędzia oraz dostęp do używanych w firmie systemów;
• zaplanuj, w jaki sposób powinno przebiec wprowadzenie i szkolenie, aby zarówno dostarczyć niezbędnych informacji o firmie, jak i wyczerpująco wyjaśnić zakres nowych obowiązków, co umożliwi sprawne rozpoczęcie pracy;
• zadbaj o to, aby nowy pracownik wiedział, że może liczyć na wsparcie i pomoc; wskaż mu osobę bądź osoby, do których może kierować się w określonych tematach;
• pamiętaj o śledzeniu postępów w pracy nowego pracownika, zwłaszcza w pierwszych dniach pracy - upewniaj się, że wszystko jest dla niego zrozumiałe i że nie brakuje mu niczego.

Znając podstawowe etapy onboardingu, jesteśmy w stanie zaplanować w czasie konkretne kroki, co pozwoli nam uniknąć chaosu i próbowania załatwić wszystkiego za jednym razem. Uporządkowany proces pozwoli nie tylko nam działać sprawniej, ale i zwiększyć szansę na to, że pracownik szybko odnajdzie się w nowych realiach i zostanie z nami na dłużej. A tego właśnie chcemy, prawda? Powodzenia!

Podobne artykuły:

• Różnorodność w miejscu pracy  2025-04-24
• Dofinansowanie UE 2025-04-24
• 5 rzeczy, które wyróżnią Cię podczas procesu rekrutacyjnego 2025-01-23
• Dlaczego nie potrafię znaleźć pracy? 2023-12-20
• Feminatywy na rynku pracy 2023-10-20
• Employee advocacy a employer branding, czyli zaangażowani pracownicy jako podstawa wizerunkowego sukcesu 2023-09-20
• Jak przeciwdziałać zbyt dużej rotacji wśród pracowników? 2023-08-28
• Ghosting w rekrutacji - jak do niego nie dopuścić? 2023-08-14
• Jak zadbać o Employee Experience? 5 rad dla pracodawcy 2023-07-26
• "Czułam się, jakbym wróciła do innej firmy". Wywiad z Weroniką Chorzępą 2023-06-23